Отдел документационного обеспечения и контроля

Отдел документационного и юридического обеспечения был создан приказом ректора Университета 10 августа 2010 года и переименован в Отдел документационного обеспечения и контроля с 03.01.2013г. приказом ректора на основании решения Ученого совета от 28.12.2012г. (протокол №3).

Отдел является структурным подразделением НАО «Восточно-Казахстанский университет имени Сарсена Аманжолова. В структуру отдела документационного обеспечения и контроля  входят: канцелярия, архив, подразделение по защите государственных секретов, референты.

Основные направления деятельности отдела документационного обеспечения и контроля:

1. Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению;
2. Совершенствование форм и методов работы с документами;
3. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля исполнения документов Министерства образования и науки и подготовки документов к передаче в архив университета;
4. Разработка и внедрение нормативно-методических документов по совершенствованию документационного обеспечения;
5. Сокращение документооборота и количества форм документов;
6. Внедрение прогрессивных технологий обработки документов на базе применения вычислительной и организационной техники;
7. Организация повышения квалификации работников отдела.

В соответствии с возложенными задачами отдел документационного обеспечения и контроля  осуществляет следующие функции:

1. Разработка и внедрение справочника унифицированных форм документов университета;
2. Осуществление обработки, регистрации документов и учетно-справочной документации работы по документам;
3. Организация своевременного рассмотрения председателем правления-ректором поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, предоставляемых на подпись председателю правления — ректору;
4. Разработка номенклатуры дел университета, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
5. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
6. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
7. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
8. Организация работы ведомственного архива;
9. Повышение квалификации работников отдела документационного обеспечения и контроля;
10. Предоставление архивных справок по обращениям граждан, запросам соответствующих организаций и работников университета.

В состав отдела входят: начальник отдела документационного обеспечения и контроля, специалисты по делопроизводству, архивариусы, инспектор ПЗГС, референты ректората.

Адрес: г.Усть-Каменогорск, ул. Казахстан,55,  каб. №205