Құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі

Құжаттамалық және заңдық қамтамасыз ету бөлімі Университет ректорының бұйрығымен 2010 жылдың 10 тамызында құрылды және ректордың бұйрығымен 03.01.2013 ж. бастап Ғылыми кеңестің 28.12.2012 жылғы шешімі негізінде (№3 хаттама) Құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі болып өзгертілді.

Бөлім «Сәрсен Аманжолов атындағы Шығыс Қазақстан университеті» КЕ АҚ құрылымдық бөлімшесі болып табылады. Құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі құрылымына: кеңсе, мұрағат, мемлекеттік құпияларды қорғау жөніндегі бөлімі, референттер кіреді.

Құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі қызметінің негізгі бағыттары:

1. Құжаттамалық қамтамасыз ету бойынша жұмыстарды ұйымдастыру, басқару, үйлестіру, бақылау және іске асыру;
2. Құжаттармен жұмыс жүргізудің  үлгілері мен әдістерін жетілдіру;
3. Құжаттаудың, құжатпен жұмысты ұйымдастырудың, Білім және ғылым министрлігі құжаттарының орындалуын бақылаудың және университет мұрағатына тапсыру үшін құжаттарды дайындаудың бірыңғай тәртібін қамтамасыз ету;
4. Құжаттамалық қамтамасыз етуді жетілдіру бойынша нормативтік- әдістемелік құжаттарды әзірлеу және енгізу;
5. Құжат үлгілері көлемі мен құжат айналымын қысқарту;
6. Есептеу және кеңсе техникаларын қолдану негізінде құжаттарды өңдеудің алдыңғы қатарлы технологияларын енгізу;
7. Бөлім қызметкерлерінің біліктілігін арттыруды ұйымдастыру.

Құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі жүктелген міндеттерге сәйкес келесі қызметтерді атқарады:

1. Университет құжаттарының бірыңғайланған анықтамалығын әзірлеу және енгізу;
2. Құжаттарды және құжаттар бойынша жұмыстың есептік-анықтамалық құжаттамасын өңдеу және тіркеу;
3. Келіп түскен құжаттарды ректордың уақытында қарастыруын ұйымдастыру, ректорға қол қоюға берілетін құжаттардың дұрыс рәсімделуіне бақылау жүргізу;
4. Университет істерінің номенклатурасын әзірлеу, істерді сақтау және құжаттық ақпаратты жедел пайдалануды қамтамасыз ету;
5. Құрылымдық бөлімшелерде құжатпен жүргізілетін жұмысқа бақылау жасауды ұйымдастыру;
6. Құжаттармен жұмыстың үлгілері мен әдістерін жетілдіру, сонымен қатар, атқарушылық тәртіпті арттыру бойынша іс-шараларды (тиісті құрылымдық бөлімшелермен бірлесіп) әзірлеу;
7. Құрылымдық бөлімшелердің мұрағатқа тапсырылатын істерді дұрыс рәсімдеуіне және қалыптастыруына бақылау жүргізу;
8. Ведомстволық мұрағат жұмысын ұйымдастыру;
9. Құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі қызметкерлерінің біліктілігін арттыру;
10. Азаматтардың өтініштері бойынша, тиісті ұйымдар мен университет қызметкерлерінің сұрауы бойынша анықтамалар беру.

Бөлімнің құрамына: құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімінің бастығы, іс жүргізу жөніндегі мамандар, мұрағатшы, мемлекеттік құпияларды қорғау жөніндегі инспектор, референттер кіреді.

Мекен-жайы: Өскемен қ., Қазақстан к., 55 үй, №205 каб.