Отдел документационного обеспечения и контроля

Адрес: г.Усть-Каменогорск, ул. Казахстан,55, каб. №205

Сакалбаева Индира Кенжеканкызы

Руководитель отдела

Отдел документационного и юридического обеспечения был создан приказом ректора Университета 10 августа 2010 года и переименован в Отдел документационного обеспечения и контроля с 03.01.2013г. приказом ректора на основании решения Ученого совета от 28.12.2012г. (протокол №3).

Отдел является структурным подразделением НАО «Восточно-Казахстанский университет имени Сарсена Аманжолова». В структуру отдела документационного обеспечения и контроля входят: канцелярия, архив, подразделение по защите государственных секретов, референты.

Основные направления деятельности отдела документационного обеспечения и контроля

1Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению;
2Совершенствование форм и методов работы с документами;
3Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля исполнения документов Министерства образования и науки и подготовки документов к передаче в архив университета;
4Разработка и внедрение нормативно-методических документов по совершенствованию документационного обеспечения;
5Сокращение документооборота и количества форм документов;
6Внедрение прогрессивных технологий обработки документов на базе применения вычислительной и организационной техники;
7Организация повышения квалификации работников отдела.

В соответствии с возложенными задачами отдел документационного обеспечения и контроля осуществляет следующие функции

Разработка и внедрение справочника унифицированных форм документов университета;

Осуществление обработки, регистрации документов и учетно-справочной документации работы по документам;

Организация своевременного рассмотрения председателем правления-ректором поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, предоставляемых на подпись председателю правления - ректору;

Разработка номенклатуры дел университета, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

Организация работы ведомственного архива;

Повышение квалификации работников отдела документационного обеспечения и контроля;

Предоставление архивных справок по обращениям граждан, запросам соответствующих организаций и работников университета.

В состав отдела входят: руководитель отдела документационного обеспечения и контроля, специалисты по делопроизводству, архивариусы, референты ректората.